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Digitalizzare processi e documenti sta diventando sempre più necessario ed interessante, in grado di offrire vantaggi in termini di efficienza, riduzione dei costi e sviluppo per le imprese. Complice l’evoluzione tecnologica sempre più accessibile e i recenti adeguamenti normativi, questo tipo di attività si espande in più settori aziendali, permettendo di ottenere quantificabili vantaggi in grado di dare una mano soprattutto nel periodo attuale, considerato di “crisi”.

Non solo “automatizzare le fatture” ma una gestione documentale e di processo automatizzata e dematerializzata in grado di traghettare le moderne imprese verso sistemi aperti e integrati con clienti e fornitori.

Uno dei principali temi della digitalizzazione è dato dalla dematerializzazione documentale, richiesta in parte dal governo con la fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni, ma questa attività è solo uno dei tasselli che compongono il mosaico della digitalizzazione dei processi, come ad esempio la gestione informatizzata di tutti il ciclo produttivo o d’ordine.
Un mosaico che sicuramente si appoggia a una varietà di strumenti di comunicazione integrati, molti dei quali con buona probabilità sono già presenti nelle nostre aziende web, email, gestionali, archivi, etc).

I primi vantaggi che si possono quantificare dall’adozione di un processo di digitalizzazione sono sicuramente una rinnovata efficienza operativa, che aumenta con il crescere della mole dei documenti trattati, un risparmio sui materiali e nuova disponibilità di spazi e risorse (pensiamo all’archivio) e un notevole risparmio dei tempi impiegati per le singole operazioni, a cui si affiancano i vantaggi “intangibili”, quali miglior servizio offerto, tempistiche ridotte su tutti i livelli, pieno controllo e possibilità di analisi dei singoli processi.

Il progetto “GPNMED”, nasce proprio per la realizzazione di un nuovo sistema informativo che fonda la sua essenza sulla digitalizzazione dei processi e delle attività della Corporazione piloti del porto di Napoli.

GPNMED

• Eliminare i passaggi manuali dei documenti;
• Velocizzare e rendere più sicuro lo scambio di informazioni fra i vari protagonisti e il recupero di dati specifici;
• Ottimizzare la sequenza delle operazioni da svolgere;
• Ridurre costi e tempi di gestione.

Partendo da queste necessità di intervento, proprie di sistemi non digitalizzati è stato avviato l’intervento e l’analisi del lavoro per la Corporazione.

All’interno dell’organizzazione esistono diverse ripetitive attività (compilazione di buoni, registrazione degli stessi, firme dei comandanti a bordo nave etc.) e molti archivi (navi, compagnia etc.) risultano non collegati all’interno di un unico data base dal quale poter prelevare i dati necessari alle singole operazioni e/o richiamarli all’occorrenza.

Digitalizzare le attività aziendali significa progettare e gestire in modo integrato e collaborativo i processi interni (che coinvolgono più funzioni nella stessa organizzazione) ed esterni (verso clienti o fornitori), idealmente attraverso la condivisione delle logiche di gestione di ciascun processo e delle principali informazioni che lo caratterizzano (in forma elettronica strutturata elaborabile).

La gran parte degli strumenti informatici abilitanti è, infatti, disponibile da tempo, pienamente affidabile e accessibile.

Si pensi, per esempio, alla firma digitale, alla marca temporale, ai sistemi di gestione massiva dei documenti, agli storage sicuri, alle soluzioni di scansione, ai molteplici canali di comunicazione utilizzabili (mail, PEC e via dicendo), agli standard esistenti per lo scambio di informazioni strutturate, così come alle molteplici soluzioni che rendono tra loro interoperabili standard diversi.

Un sistema informativo completo che intercetta le comunicazione della Capitaneria permette l’acquisizione automatica delle informazioni in un archivio, la stampa automatica delle ricevute o addirittura la verifica e la firma su supporto digitale serve ad accelerare i processi ma anche a garantire una maggiore sicurezza di dati ed informazioni.

Inoltre i benefici sarebbero legati anche ad un recupero di produttività del personale che, se anche non fosse impiegato per ridurre realmente i costi, potrebbe generare un enorme bacino di “capacità” per migliorare l’efficacia dei processi a parità di risorse operative. La digitalizzazione diventa quindi importante per lo sviluppo, di tutta l’azienda.

In altre parole, si potrebbero liberare la creatività e la capacità che, invece, sono oggi imbrigliate nell’esecuzione di attività a scarso/nullo valore aggiunto. (compilazione manuale dei buoni, registrazione nei libri degli stessi etc.)

La tipologia di applicativo è improntata proprio sul modello del “work flow management” ovvero su un sistema che partendo dalle attività dei singoli ,segue tutti i processi ed i percorsi delle informazioni all’interno del gruppo di lavoro, mettendo a disposizione dei vari operatori i dati  a loro necessari.

Il progetto seguendo un suo preciso percorso realizzativo, parte dalla realizzazione/restyling del sito istituzionale, che tramite un area riservata permette l’accesso alla piattaforma di servizi “GPNMED”.

Questa piattaforma prevede l’utilizzo di un applicazione Web Oriented basata su interfaccia di accesso tipica di un sito/portale Web attraverso il quale, gli utenti autorizzati all’uso, tramite user id e password, possono svolgere le attività a loro attribuite e quindi effettuare, il controllo, la verifica ed il monitoraggio delle navi in fase di check in e check out dal porto sino all’emissione della fattura ed alle sue autorizzazioni, in pratica tutti i processi legati ad un percorso di lavoro dell’organizzazione.

Il sistema interfacciandosi alla Capitaneria permette l’acquisizione automatica delle informazioni in un archivio, la stampa automatica delle ricevute o addirittura la verifica e la firma su supporto digitale accelerando i processi e garantendo contemporaneamente una maggiore sicurezza di dati ed informazioni.